MỤC LỤC
I. Conference Call là gì?
II. Những tips giúp tối ưu cuộc gọi hội nghị cho doanh nghiệp 1. Lên kế hoạch cuộc gọi 2. Đảm bảo thành viên đều tham gia cuộc gọi 3. Lựa chọn không gian yên tĩnh 4. Đăng nhập sớm và thực hiện cuộc họp đúng giờ 5. Không mất tập trung 6. Lưu trữ nội dung cuộc họp và đánh giá
Dựa trên xu hướng người dùng hiện nay, theo thống kê thì đa số khách hàng đều yêu thích làm việc và hội họp online. Riêng trong lĩnh vực hội nghị trực tuyến sẽ bao gồm hai mảng chính phục vụ công tác hội họp cho khách hàng là: video conference và audio conference. Conference call là một ứng dụng thuộc mảng audio conference, giúp người dùng trao đổi thông tin và tương tác trực tiếp qua điện thoại. Trong bài viết dưới đây, Thietbihop247 sẽ giải thích cho khách hàng hiểu khái niệm conference call là gì và một số lời khuyên bổ ích giúp cải thiện và nâng cao chất lượng của của dòng thiết bị điện thoại hội nghị này.
Conference call hay còn được gọi là điện thoại hội nghị, đây là cuộc gọi âm thanh trong đó gồm nhiều thành viên tham gia cùng một lúc (cụ thể là 3 người trở lên). Về cơ bản, mọi người tham gia cuộc gọi hội nghị bằng cách quay số được chia sẻ trên điện thoại. Trong những năm gần đây, thuật ngữ “điện thoại hội nghị – conference call” cũng được sử dụng để mô tả các cuộc gọi nhóm qua các phần mềm trực tuyến như Skype, UberConference hoặc trên các ứng dụng công nghệ âm thanh khác dựa trên nền tảng máy tính. Tuy nhiên, người dùng nên lưu ý rằng nếu cuộc gọi này bao gồm thêm hình ảnh, video trực tuyến của các bên trong cuộc họp, nó sẽ được gọi là hội nghị video; còn nếu cuộc gọi đó bao gồm thêm việc chia sẻ màn hình hoặc chia sẻ nội dung thực tế thì sẽ được gọi là hội nghị web.
Theo thống kê, bình quân trong mỗi cuộc gọi điện thoại hội nghị, doanh nghiệp đều đang gặp phải tình trạng lãng phí từ 25% – 50% thời gian vận hành cuộc họp. Nguyên nhân có thể xuất phát từ những vấn đề không tập hợp đủ thành viên, xuất hiện tiếng ồn ngắt quãng hay đôi khi có vài thành viên làm việc riêng trong khi họp,… Để nâng cao chất lượng của cuộc họp hội nghị nói chung cũng như cuộc điện thoại hội nghị nói riêng, người dùng nên chú trọng và thực hiện những tips gợi ý dưới đây nhé:
Đầu tiên, người triển khai nên bắt đầu lên kế hoạch tạo và thực hiện một quy trình cuộc gọi chuyên nghiệp. Người thiết lập nên nhìn nhận rõ ràng những gì cần chuẩn bị trong cuộc gọi: chủ đề, thời gian, nội dung, hành động, câu hỏi phát sinh,… và nên gửi cho người tham gia tham khảo trước, tránh xảy ra bất cập khi đang gọi. Ngoài ra, nên chủ động thông báo và lên lịch cuộc họp đúng thời gian đưa ra ban đầu.
Nếu có thể, hãy chọn một không gian yên tĩnh, không có nhiều tiếng ồn xung quanh. Cũng nên chú ý về một số âm thanh nền có thể khiến người khác mất tập trung, chẳng hạn như tiếng ồn của máy điều hòa hoặc quạt gió. Nếu bạn đang ở một môi trường khá ồn ào, hãy nhớ xin lỗi mọi người trong cuộc gọi và sử dụng tùy chọn “tắt tiếng” khi không cần thiết và bật lại khi bạn muốn phát biểu.
Một trong những ưu điểm của cuộc gọi hội nghị là nhiều dịch vụ điện thoại cho phép ghi âm cuộc gọi. Bạn có thể lưu trữ nội dung và âm thanh từ các cuộc gọi hội nghị để sử dụng sau này hoặc cung cấp cho thành viên không kịp tham dự cuộc họp. Điều này cũng rất hữu ích để có thể xem xét và đánh giá chất lượng cuộc họp diễn ra như thế nào.